Datenschutz: Tipps zum sicheren Umgang mit Daten

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Eine der wichtigsten Aufgaben für Arbeitgeber sowie Beschäftigte ist in diesen Zeiten der verantwortungsvolle Umgang mit der wachsenden Menge an Daten. 

Welche Daten sammelt der Arbeitgeber? 

Im Rahmen der Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigtenverhältnisses verarbeiten Arbeitgeber erforderliche personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter. Dabei handelt es sich insbesondere um Daten wie Name, Anschrift, Sozialversicherungsnummer oder Bewerbungsunterlagen.

Darüber hinaus können Arbeitgeber personenbezogene Daten von Mitarbeiternauch für die Erfüllung von Rechten und Pflichten aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung verarbeiten. So kann derArbeitgeber zum Beispiel bei der Anmeldung zur tariflichen Pflegezusatzversicherung die erforderlichen personenbezogenen Daten seiner Mitarbeiter auf Grundlage von § 7 Tarifvertrag Pflegezusatzversicherung Chemie an das Versicherungskonsortium weitergeben, ohne dass er hierfür die Einwilligung eines jeden Mitarbeiters einholen muss.

Eine weitere wichtige Rechtsgrundlage zur Verarbeitung von Daten stellt die Einwilligung im Arbeitsverhältnis dar. Diese erfordert eine umfassende Information des Mitarbeiters über den Umfang und die Art und Weise der Datenverarbeitung. Ein typischer Fall ist die Einwilligung in die Veröffentlichung eines Mitarbeiterfotos.

Wichtig für all diese Fallgestaltungen ist, dass der Arbeitgeber die Daten nur verarbeiten darf, sofern eine Ermächtigungsgrundlage besteht. Im deutschen Recht bietet § 26 BDSG diese Ermächtigungsgrundlage. Sie stellt damit nebender DSGVO das Herzstück der Datenverarbeitung im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses dar.

Was dürfen Beschäftigte mit den Daten des Arbeitgebers machen? 

Der Schutz von Daten und Informationen verpflichtet aber nicht allein den Arbeitgeber. Auch die Beschäftigten haben dafür Sorge zu tragen, dass sie wichtige Daten des Arbeitgebers schützen. Losgelöst von den datenschutzrechtlichen Fragestellungen dürfen Betriebsinterna nicht durch die Beschäftigten nach außen getragen werden. Dies folgt schon aus der Treuepflicht derBeschäftigten und gilt auch über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus.

Daher haben Beschäftigte auch ohne explizite Vereinbarung im Arbeitsvertragimmer eine Verschwiegenheitspflicht. Darüber hinaus enthält eine Vielzahl von Arbeitsverträgen spezielle Klauseln zum Umgang mit Geschäftsgeheimnissen.

Seit 2019 ist der Begriff des Geschäftsgeheimnisses im Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen definiert. Demnach sind Geschäftsgeheimnissealle Informationen, die

• nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich sind und daher einen wirtschaftlichen Wert haben,
• durch angemessene Maßnahmen geschützt sind und
• bei denen ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung besteht.

Wie groß ist die Gefahr von Cyberattacken in der Chemie? 

Daneben müssen die Daten auch vor Angriffen Dritter geschützt werden. Durch die Digitalisierung und die Entwicklungen rund um „Industrie 4.0“ nehmen die Risiken für Cyberattacken zu. Häufig versuchen Hacker, Systeme lahmzulegen oder sich Zugang zu Mitarbeiter-, Kunden-, Produktions- oder Entwicklungsinformationen zu verschaffen. Der Schaden ist mitunter enorm.

Neben den Verlust von Daten können Cyberattacken auch zu Sachschäden sowie längerer Betriebsunterbrechung führen. Solche Systemausfälle können außerdem erhebliche Folgekosten verursachen. Gerade in der Chemie besteht oft ein hohes Risiko. Aufgrund gemeinsamer Wertschöpfungskettenteilen sich in Chemie-Parks oft mehrere Arbeitgeber die standortbezogene Infrastrukturwie auch Dienstleistungen. Die einzelnen Betriebe sind dadurch von externen Systemen abhängig und so von mehreren Seiten angreifbar.

Schutz vor Datenklau  

Wer seine Daten sichern will, sollte sie sowohl vor illegalem Zugriff als auch vor physischem Verlust schützen. Der Schutz der Daten ist dabei eine gemeinsame Aufgabe von Arbeitgebern und Beschäftigten. Hilfestellung bietet hier insbesondere das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), das auf seiner Homepage zahlreiche Empfehlungen aufführt. Hier fünf Tipps, wie Arbeitgeber und Beschäftigte gemeinsam ihre Daten schützen können:

1. Anwender schulen: Nur wer weiß, welche Bedrohungen existieren und wie man sich dagegen verteidigt, kann seine Daten effektiv schützen. Vom Systemadministrator bis zum Auszubildenden sollte jeder über Bedrohungen und Schutzmechanismen informiert sein. Sensibilisierte Anwender helfen, unbefugten Zugriff auf Unternehmenssysteme zu verhindern und die Gefährdung des gesamten Netzwerks zu verringern.

2. Backups erstellen: Tritt der Ernstfall ein, sind zuverlässige Daten- und Systemsicherungen entscheidend, um nach einem Angriff eine Wiederherstellung anstoßen zu können. Netzwerkserver und Workstations sollten dafür so oft wie möglich gesichert werden, je nach den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens. Zielsetzung und Maßnahmen im Detail sollten auf einer umfassenden Backup-Strategie fußen.

3. Authentifizierung sicher gestalten: Nutzer-Accounts sollten besonders geschützt sein. Ein Passwort sollte 8 bis 12 Zeichen lang sein und aus Buchstaben in Groß- und Kleinschreibung, Ziffern sowie Sonderzeichen bestehen und regelmäßig geändert werden.

4. Updates: Halten Sie alle Ihre Systeme immer aktuell. Spielen Sie Updates für sämtliche in Ihrem Unternehmen genutzte Software ein. Prüfen Sie regelmäßig, ob neue Updates für Ihr System und die genutzte Software vorliegen.

5. Verschlüsselung: Verschlüsseln Sie Ihre Daten, egal auf welchem Medium (Server, PC, Laptop, USB-Sticks etc.) sie gespeichert sind.

Linktipp: Mehr Informationen erhalten Sie auf der BSI-Website: www.bsi.bund.de